Close
 
Close

B&G  moderniseert serviceafdelingTablets1

"Met behulp van tablets ontzorgen onze monteurs de klant nog beter"

Sleutelen aan poorten en hekwerken; de servicemonteurs van B&G Hekwerk doen niets liever. Het bijbehorende papierwerk kan op minder enthousiasme rekenen. Het leidt af en kost veel tijd. Daarom besloot de specialist in terreinbeveiliging de werkadministratie te digitaliseren en de monteurs uit te rusten met multifunctionele tablets. "Met deze computers ontlasten we niet alleen onze monteurs", zegt servicemedewerker Anne van den Heuvel. "Ze zijn ook essentieel voor het nog beter ontzorgen van onze klanten."

Opdracht- en werkbonnen, schadeformulieren en urenbriefjes; de monteurs van B&G Hekwerk hadden in het verleden een uitgebreide papieren administratie bij zich. Aan het einde van de dag leverden ze die in op het hoofdkantoor of stuurden deze per post. De binnendienst kon vervolgens met de verwerking beginnen en eventuele vervolgstappen plannen. "Voordat je een vervolgofferte of onderhoudsvoorstel kunt doen, ben je dan alweer een paar dagen verder", zegt Van den Heuvel. "Dat moet efficiënter kunnen, dachten we."

Sneller schakelen
De nieuwe tablets bleken daarbij te kunnen helpen. Nog steeds vullen de monteurs bonnen en formulieren in. Maar dat kost minder tijd omdat standaardinformatie automatisch wordt ingevuld. Nog steeds vragen ze ook opdrachtgevers om een bon te tekenen. Die zetten hun handtekening niet meer op papier, maar met een pennetje op het scherm. Het grote verschil met vroeger: het document ligt binnen een minuut bij de binnendienst. En de klant krijgt met dezelfde snelheid een afschift in zijn mailbox. Ook handig volgens Van den Heuvel: "Formulieren worden niet meer vuil en raken nooit meer kwijt."

B&G kan ook qua planning sneller schakelen. Van den Heuvel legt uit: "De monteur houdt in een agenda de voortgang van zijn werkzaamheden bij. Als hij een klus heeft afgerond, is dat meteen zichtbaar op het hoofdkantoor. Door GPS in de tablet weten we ook steeds waar hij is. Bij een dringende storing kunnen we nu heel eenvoudig de planning omgooien. Zonder dat daar veel telefoontjes voor nodig zijn."

Meer functies
Een andere handige functie is de scanner die in het handvat van de tablet geïntegreerd is. Elke B&G-poort heeft een unieke streepjescode. Als een monteur die code met zijn tablet scant, krijgt hij meteen inzicht in alle technische specificaties. Ook kan hij de onderhoudshistorie bekijken. "Hij kan daardoor beter zijn werk doen", vertelt Van den Heuvel. Ook bij het invullen van de werkbon komt de scanner van pas. De monteur hoeft de verwerkte materialen niet zelf in te typen, maar kan streepjescodes scannen.

De servicemonteurs gebruiken de tablet ook om te mailen en om hun urenregistratie bij te houden. Daarnaast fungeert het apparaat als navigatiesysteem en fototoestel. In de toekomst vervangt de tablet ook de laptop waarmee de elektromonteurs nu nog de software uitlezen bij opdrachtgevers.

Positieve reacties
De reacties van klanten zijn positief. Van den Heuvel: "We merken dat ze het waarderen dat we deze professionaliseringsslag maken." Ook de monteurs zijn erg tevreden over de innovatie. Van den Heuvel: "Doordat we ze hebben betrokken bij de inrichting van de software, sluit die nu perfect aan op hun manier van werken. Ook zijn ze blij dat ze veel minder tijd kwijt zijn aan de administratie."

Tablets2 Tablets3

B&G | Beveiliging begint buiten

Wayenborgstraat 11
2800 Mechelen

Tel.: 015 202 400
Fax: 015 206 200